Prácticas de empresas saludables. Episodio 3: Informar del modo adecuado


En mi anterior post vimos como resultaba de vital importancia, cribar adecuadamente y seleccionar la información que debía de ser trasladada a los miembros de nuestros equipos. Hablamos sobre la importancia de tomar a nuestros propios empleados como fuente para seleccionar lo que comunicamos y descubrimos la importancia que tenía tener en cuenta tanto sus necesidades operativas como psicológicas.

Hoy pretendo reflexionar sobre los canales que utilizamos y el uso que les damos a la hora de comunicar internamente. Si seleccionamos cuidadosamente la información y luego no la ponemos en juego de la manera adecuada, no servirá de mucho. El Qué y el Cómo son dos variables que se afectan mutuamente y sino no desarrollamos ambas de una manera adecuada, nuestro entorno de trabajo se irá degradando cada vez más.

Lo primero de todo y siguiendo el dicho de que “lo que no se mide no existe”, tendríamos que evaluar de alguna forma el actual impacto que están teniendo nuestros canales de comunicación en los empleados. A través de una auditoría de comunicación interna, podremos identificar de una manera clara, aquellos canales que funcionan adecuadamente, los que se encuentran infrautilizados y aquellos están causando un efecto nulo en nuestra compañía. Para saber que cosas debemos de tocar, es necesario conocer que tal están funcionando.

Si no puedes realizar una auditoría de comunicación interna, te recomiendo que al menos, analices estos cuatro puntos clave para mejorar la manera en la que se comunican las cosas en tu organización:

1. ¿Qué mecanismos utilizo ahora mismo para informar?

Es importante que identifiquemos (y listemos) todos los canales a través de los cuales estamos trasladando información a nuestra plantilla. Si pretendemos  analizar la utilidad de cada uno de ellos, tendremos que identificarlos adecuadamente. Reuniones internas, por departamentos, boletines internos, revistas corporativas, comunicaciones verbales de los mandos intermedios, reuniones de proyecto, paneles informativos, buzón de sugerencias, tablones de anuncios, intranet…

En esta fase, hay dos elementos que suelen resultar de suma importancia. El primero es no realizar esta tarea de una sola vez, ya que habitualmente utilizamos tantos canales de comunicación que cuando los intentamos organizar, corremos el riesgo de olvidar alguno. Por eso es muy recomendable abrir una lista o panel e ir completándolo poco a poco (fijando previamente una fecha tope para dicho análisis).

El segundo elemento importante se centra en no realizar este ejercicio individualmente. Si buscamos la complicidad y la participación de algunas personas que nos rodean en la compañía, nos resultará más sencillo identificar todos los canales de comunicación interna que se encuentran en nuestra organización.

2. ¿Para qué estoy utilizando cada uno de estos mecanismos?

Una vez correctamente identificados, el siguiente paso consiste en analizar para qué estamos utilizando cada uno de dichos canales, cual es el uso actual que se les está dando y que tipo de información circula por ellos. Al responder esta pregunta, rápidamente nos daremos cuenta de las diferentes tendencias e inercias, que sigue la compañía a la hora de utilizar determinados canales para ciertos temas o de la generalidad de los mismos. Al manejar dicha información, podremos comenzar a tomar decisiones sobre si consideramos que un determinado canal es el adecuado para ese tipo de información o si tal tipo de información convendría centralizarla por un determinado canal o lanzarla por varios canales simultáneamente.

3. Purgar o ampliar la lista de canales de comunicación 

Con los datos obtenidos en los pasos anteriores, podremos decidir cuales de los canales que actualmente se encuentran operativos en la compañía, deben  dejar de utilizarse (porque su impacto es mínimo), cuales deben de continuar con su uso actual, cuáles por el contrario deben de mantenerse activos pero seleccionando bien la información que actualmente transita por ellos y cuáles deben de crearse para que cierta información llegue a un determinado colectivo.

En el caso de crear un nuevo canal, es importante que respondamos a determinadas cuestiones antes de “lanzar” dicho canal:

  • ¿Qué tipo de información debo de hacer llegar a mis empleados?
  • ¿Cuál es la mejor manera de hacer llegar esta información a este colectivo?
  • ¿Es un tema que se debe de abordar individual o conjuntamente?
  • ¿A cuántas personas del colectivo en cuestión le interesa? 

4. ¿Estoy midiendo su utilidad y el impacto que tienen en mis empleados?

Una vez tomadas determinadas decisiones al respecto, convendría medir cada cierto tiempo, el uso y el impacto que dicha información (y el propio canal en sí) tiene en los empleados. Lo conveniente en este caso es desarrollar una serie de indicadores que nos permitan monitorizar cada cierto tiempo la utilidad de dicho canal y en que medida cumple con los objetivos previstos en el momento de su creación.

Para integrar esta medición en la propia vida de la compañía, quizás convenga unirlo a cualquier otra medición que ya se esté realizando internamente y que esté relativamente instaurada. Un ejemplo suele ser añadir una serie de ítems determinados a la encuesta de clima (si todos los años se realiza una). Si por cualquier motivo esto no fuera posible, siempre podremos crear una encuesta de comunicación interna ex profeso para medir dichos indicadores.

Imagen: Flickr

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