Prácticas de empresas saludables. Episodio I: El mal uso del correo electrónico


Con este artículo, pretendo abrir un ciclo de reflexiones sobre algunas de las prácticas más cotidianas en las empresas y que, casi sin darnos cuenta, incrementan los riesgos psicosociales de su capital humano y me gustaría comenzar reflexionando sobre el uso del correo electrónico.

Sin duda, el email ha sido una de las herramientas que más ha incidido en la forma de trabajar y en la manera de comunicarnos en los últimos años (solo hay que pensar como intercambiábamos información y documentos entre compañías hace unas décadas y como lo hacemos ahora). Sin embargo tengo la sensación, avalada por multitud de ejemplos y casos reales, que en los últimos años hemos perdido el supuesto control que teníamos sobre la herramienta, se ha vuelto en nuestra contra y condiciona enormemente la productividad de los profesionales, incrementa sus exigencias cognitivas e incluso en algunos casos, degrada enormemente el clima laboral. Y todo porque no trabajamos proactivamente con ella y con un criterio claro, si no que nos dejamos arrastrar por su ritmo y por la supuesta urgencia de sus mensajes.

El correo electrónico es una herramienta que consume gran parte de nuestra jornada laboral y lo hace de una manera silenciosa, sibilina. Si al día manejas unos 75 emails (entre enviados y recibidos), estás gestionando 18.000 correos electrónicos al año, a una media de unos dos minutos por email, hacen un total de 600 horas anuales, el equivalente a 75 jornadas laborales completas. ¡¡¡ Más de tres meses al año enviando y recibiendo emails !!!

Determinados estudios señalan que más del 70% de los profesionales reconoce no utilizar el correo electrónico de una manera productiva, con un estilo de gestión claro, estandarizado y desconocen muchas de las utilidades que su gestor de correo les ofrece. Otro dato preocupante es que, un 84% de los profesionales reconoce sustituir una llamada de teléfono por un email, con el impacto que esto puede tener a la hora de resolver conflictos, generar algunos nuevos y degradar el clima entre compañeros por la falta de interacción cara a cara.

Por otro lado, las compañías (al menos las españolas) han destinado muy poca atención a como sus empleados utilizaban el correo electrónico y como influían en la cultura de la compañía de una manera indirecta. Por ejemplo, muchas organizaciones no se han parado a analizar como les afecta el hecho de que sus empleados se presionen entre ellos pidiéndose cosas por email colocando con copia en el correo a algún responsable. O como degrada las relaciones el hecho de que muchos empleados utilicen el email para pedir cualquier tarea u orden por escrito (sin ser estrictamente necesario) y así cubrirse las espaldas mostrando una gran desconfianza hacia determinados compañeros. O si es normal que un empleado, abra su gestor de correo a primera hora de la mañana y que a las 11:30 todavía no haya realizado ninguna de las tareas críticas que tenía que realizar hoy (lo que le impedirá irse a su casa a una hora prudente y conciliar su vida personal y profesional)

¿Cuánto tiempo hemos dedicado los profesionales a reflexionar sobre el uso del email y a conocer en profundidad la potencialidad de nuestro gestor de correo electrónico? ¿Qué recomendaciones o sugerencias realizan las compañías a sus profesionales para hacer un uso responsable y productivo del email? ¿Controlas el tiempo que utilizas diariamente el email y puedes dedicar el tiempo necesario a las tareas importantes que tenías planificadas para hoy?

El asunto es importante, pero tiene una solución relativamente sencilla. En el último año, he podido trabajar con varias compañías que se han planteado coger el toro por los cuernos y unificar criterios en cuanto al uso interno de la herramienta a través de una serie de pequeñas “píldoras formativas” en el que sus empleados aprendan a utilizar de una manera responsable y productiva el correo electrónico, que puedan unificar criterios entre ellos sobre lo que es permitido y lo que no, y de eso modo, poder parar la inercia poco productiva que este aspecto tiene en muchos casos, provocando entornos de trabajo mucho más saludables.

Compañías que asumiendo su responsabilidad, han descubierto que merece la pena invertir en que los miembros de la misma conozcan mejor una herramienta que usan diariamente, reescriban parte de la cultura del uso del email y decidan proactivamente, como quieren utilizarlo internamente generando conjuntamente, una serie de sugerencias y recomendaciones para todos los empleados.

Al mejorar su gestión diaria, minimizan las demandas psicológicas de los puestos de trabajo (puesto que se ciñen a lo verdaderamente importante), no sobrecargan sus tareas cotidianas incrementando su productividad (lo que permite reducir la carga de trabajo en muchos casos) y reducen el tiempo de trabajo que permanecen en la empresa (lo que permite que muchos empleados puedan marcharse de su puesto de trabajo a su hora, sin tener la sensación de dejarse cosas por hacer).

Generar entornos saludables y reducir algunos riesgos psicosociales, está mucho más al alcance de lo que habitualmente pensamos, solo es necesario, evaluarlos correctamente y luego intervenir sobre ellos, al ritmo que nos podamos permitir. Sin prisa, pero sin pausa……

 

Miguel Ángel Díaz

Presidente de ASNIE

miguelangeldiaz.net

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