“Las empresas con muchos empleados no son capaces de adaptarse a las nuevas formas de trabajo”


El fenómeno de las startups está en alza. Su organización y estructura laboral difiere en gran medida de las empresas tradicionales. Conocemos a través del ejemplo de Happyforce cómo se organizan y trabajan internamente.

Hablamos con Sergio Cancelo cofundador y director de felicidad de HappyForce, ¿Sergio háblanos de vuestra compañía?

Nuestra empresa es joven, llevamos dos años, y no tenemos oficinas. Entendemos que para atraer y fidelizar al talento tenemos que estar preparados para conseguirlo en cualquier parte del mundo, y no hay mejor manera que siendo flexibles en este sentido. Pensamos que la tecnología es nuestra aliada para conseguir este objetivo, y utilizamos las herramientas para estar conectados y conocer el día a día en el que invertimos nuestro tiempo.

En estos momentos tenemos personas en Madrid, Barcelona, Palma y Austin (Texas) lo que nos permite poder atender a todos nuestros clientes no solo en Europa sino también en EEUU, Australia y América Latina. Sencillamente intentamos romper todas las barreras físicas para aumentar el potencial de la organización.

¿Con estas características como gestionáis el día a día?

Cada día de 9:00 a 9:30 los socios tenemos una videoconferencia para ponernos al día y tener un contacto continuo. Esto nos permite hacer un update diario de cosas que nos encontramos y sobre lo que estamos trabajando. Todos los días de 15:45 a 16:00 tenemos el coffee meeting. Una videoconferencia informal mientras nos tomamos un café para vernos las caras todo el equipo y tener las conversaciones que se pueden dar en cualquier empresa en la cocina después de comer. Los lunes a las 9:30 tenemos la reunión de update comercial para planificarnos la semana y sincronizar relojes de ventas y los viernes tenemos las reuniones de estrategia donde todas las personas que conforman Happyforce están invitados a entrar y participar. La estrategia no es de los socios sino de todas las personas que trabajan para conseguir una mejor organización. 10 personas tienen mejores ideas que 3.

existen organizaciones que se empeñan en ser flexibles pero sin adaptar antes su estructura, y el resultado en estos casos suele ser negativo en productividad y también en la felicidad de los empleados.

¿Y como conseguís organizar toda la información, organizaros y gestionar vuestros proyectos?

Principalmente utilizamos dos herramientas:

  • Basecamp: Que nos permite canalizar la organización y comunicación de todo el trabajo que hacemos en las diferentes áreas de la compañía: atención al cliente, ventas, desarrollo… De esta forma generamos canales que, aunque están divididas por áreas, son completamente abiertos y permiten que el equipo se mueve libremente entre ellos, evitando la saturación de información sin tener que perder visibilidad.
  • Trello: Donde gestionamos la priorización del día a día, sobre todo de las tareas de desarrollo, las iteraciones de producto y los sprints del equipo técnico.

A esto le añadimos otras herramientas en la nube que nos facilitan el trabajo diario y en equipo:

  • Hubspot: Es nuestro CRM comercial donde centralizamos toda la información
  • Drive: Espacio donde gestionamos nuestra documentación para que todas las personas tengan acceso a ella fácilmente

Para nosotros el mail no es una herramienta de comunicación frecuente y de hecho en muy pocas ocasiones lo utilizamos entre nosotros.

Si hay algo que nos caracteriza es que la información en Happyforce es transparente y accesible a todas las personas. No hay secretos, todo el mundo tiene acceso a la parte comercial, de clientes, o financiera… Si queremos que las personas sientan y piensen como auténticos Happyforcers, lo mínimo que podemos hacer es compartir la información y no pensar en silos de “lo nuestro” y “lo de ellos”. Los objetivos se consiguen entre todos, de forma conjunta y no de manera individual, y aunque es una frase que suena muy bonita en nuestra empresa se cumple.

-¿Cómo nació la startup y cuáles son sus principales objetivos?

Happyfore surgió a través de un programa de intraemprendimiento e innovación en Mobivery donde se dio el clima perfecto para poder desarrollar una idea a través de una acción concreta.

Comenzó siendo una spin off de Mobivery, donde la idea inicial era conocer el estado de ánimo de los empleados y cómo se encontraban en el día a día. Mi posición en Mobivery era el de responsable de la felicidad, y después de conseguir por segundo año consecutivo el Great Place to Work, vimos la necesidad de saber si realmente nuestra gente era feliz o no.  De esta manera y de una forma muy sencilla con unos tablones y unos imanes le pedíamos a la gente que nos contase cómo había sido su día.

Viendo que las personas participaban y además escribían en la pizarra, nos lanzamos a la aventura aprovechando que Mobivery era una empresa de desarrollo de aplicaciones móviles. Al final, los astros se alinearon: Tecnología, idea y personas. El CEO, el CTO y el Responsable de la Felicidad de Mobivery nos lanzamos a la aventura de crear Happyforce. Nuestra idea inicial era sencilla: Ofrecer a las empresas una herramienta que les permitiera tomar el pulso de su organización.

Las empresas con un número considerable de empleados no son capaces de adaptarse a las nuevas formas de trabajo

-¿En qué diría que radica la principal diferencia entre su estructura y la forma de trabajar de una empresa tradicional?

Podríamos simplificarlo diciendo que no tenemos oficinas. Esto es un reto importante puesto que no hay nada escrito sobre cómo trabajar sin espacio físico aunque sí hay ejemplos de empresas que ya lo hacen como WordPress, por tanto cada día nos enfrentamos a retos nuevos que debemos trabajar sobre la marcha para saber cómo solucionarlo y con qué herramientas hacerlo. En este sistema de trabajo, a ninguna de las personas que formamos parte de la organización nos han enseñado a trabajar de manera autónoma y a distancia. Son dos elementos que suenan muy bien y cool pero que hay que aprender a combinarlos para  sacar el mejor resultado de cada uno.

-¿Qué políticas laborales destacaría como innovadoras, que difieren de las de cualquier otra plantilla (libertad horarios, espacios de recreo, servicios adicionales a los empleados….)?

Al basarnos en un entorno laboral sin referencia física están claras nuestras políticas hacia los colaboradores:

  • Libertad horaria: No tenemos necesidad que las personas tengan un horario definido. Valoramos el compromiso que siente la persona hacia Happyforce independientemente del momento en el día en el que se realice
  • Libertad de espacio: Lo único que le pedimos al colaborador es que tenga los medios necesarios para realizar el trabajo (conexión a Internet, por ejemplo) Algunos colaboradores trabajan desde casa, otros desde coworkings. Hay 100% flexibilidad en este sentido, nuestro enfoque está en que las personas trabajen cómodas y a gusto. 
No es raro que en una vídeo conferencia saludemos a los hijos de los empleados que son padres, que ya nos conocen a todos de vernos en la pantalla

-¿Cree que la flexibilidad laboral favorece la productividad?

Totalmente, y por eso tenemos organizado Happyforce como expliqué anteriormente.

Como siempre decimos, en Happyforce nos gusta predicar con el ejemplo y por eso está montado para que puedas trabajar desde la playa o desde la montaña, por tanto, consideramos que la flexibilidad laboral -siempre que vaya alineada con la política  de empresa-  aumenta la productividad.

No obstante hago un matiz importante, existen organizaciones que se empeñan en ser flexibles pero sin adaptar antes su estructura, y el resultado en estos casos suele ser negativo en productividad y también en la felicidad de los empleados.

-¿Considera que la forma de trabajar de las startups se extenderá a otras compañías en un futuro próximo?

No sé si se extenderán a otras compañías, pero sí estoy convencido que si las empresas con un número considerable de empleados no son capaces de adaptarse a las nuevas formas de trabajo -entre ellas, las de las startups-  van a tener un reto muy importante en cuanto a la gestión de personas.

Creo que ya no vale escudarse en decir que en las startups son más fáciles ciertas cosas porque el número de empleados es pequeño. Ser pocos empleados tiene puntos negativos y positivos, pero lo que debe estar claro es que las startups tienen una manera diferente de gestionar personas, que puede trasladarse con facilidad a cualquier generación porque no es necesariamente un tema de edad. Una startup tiene facilidad de conseguir personas con inquietudes, que desean sentirse parte de un proyecto, crearlo, crecer con ello y ver cómo se desarrolla.

No se debe perder de vista que este tipo de empresa es capaz de adaptarse a los nuevos modelos de una forma más rápida que otros modelo de organización, pero tampoco es ‘magia’. Parte de su éxito en la gestión de personas es que testean acciones y utilizan el método ensayo-error en el que si algo no funciona, se prueba otra cosa hasta dar con el éxito.

-¿Cree que las estructuras laborales que reciben condiciones más favorables en su entorno son más felices y por lo tanto más eficaces?

Creo firmemente que son más felices, que las personas que lo conforman sentirán ser parte de un proyecto, se levantarán sin pensar “un día más como siempre” y en cambio estarán pensando en cómo mejorar; todo esto debería llevar a la eficacia en la organización. Sin embargo, no creo que la felicidad por sí sola siempre te lleve al éxito, puesto que hay otras condiciones como la economía, el momento, los procesos o el producto que también deben tomarse en cuenta.

-¿Qué políticas aplican en materia de conciliación familiar?

Al promover la flexibilidad horaria y el trabajo sin oficinas creamos un contexto más que favorable para la conciliación, no solo de las personas con hijos sino de todos los colaboradores, para que puedan dedicar tiempo a sus intereses. No es raro que en una vídeo conferencia saludemos a los hijos de los empleados que son padres, que ya nos conocen a todos de vernos en la pantalla. Esto es algo que nos gusta y no interfiere para nada en nuestro trabajo, además que nos hace sentirnos de verdad como una gran familia.

-Por último ¿Qué características y/o cualidades debe reunir aquel trabajador que desee incorporarse a una startup?

Siempre he considerado que toda persona debería pasar por una startup para que su aprendizaje profesional sea lo más rico posible.

  • Flexibilidad: Una persona que quiera trabajar en una startup debe primero olvidarse de encasillamientos en un puesto de trabajo que lo limita a hacer lo que pone su job description. Según en la etapa en la que entres lo puedes tener más claro o no, pero siempre tienes que estar dispuesto a hacer cosas para las que “no te contrataron”. Eso abre increíblemente la perspectiva personal y aumenta mucho el aprendizaje.
  • Compañerismo: Tienes que tener la capacidad de trabajar en equipo. Normalmente son pocas personas para mucho trabajo, y trabajo inesperado, por lo tanto tienes que estar concentrado que cada día será una aventura nueva poco o nada planificada ¡el trabajo monótono y rutinario no existe en una startup!
  • Responsabilidad: Una startup necesita personas proactivas y que tengan la capacidad de equivocarse, y para ello, tienes que estar preparado para que todos los días pasen cosas. Nadie va a estar supervisando tu trabajo diario, ni puedes esperar que las personas te digan lo que tienes que hacer. Tienes que tener autodeterminación y una alta capacidad de responsabilidad personal. Si te equivocas aprendes, y si aprendes creces.
  • Innovación: Tienes que tener ese punto freaky que te permita trabajar con la tecnología para que tu trabajo sea más dinámico y ágil, y que al mismo tiempo te permita estar en contacto con todos los compañeros.
  • Ambición: Y por último, en una startup nunca pienses que la información es poder. Aquí tienes que ser humilde y estar dispuesto a compartir. Trabajas para el éxito de la organización y por tanto de todas las personas en su conjunto, no sólo para ti. Mañana, puede ser que la startup sea el éxito mundial y eso se habrá logrado entre todos.
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